27 julho 2016

Como criar um e-mail para turma de faculdade ou escola

Como criar um e-mail para turma de faculdade ou escola

Quem é estudante sabe o quão difícil é manter um canal de comunicação entre colegas de classe e o professor, principalmente quando alguém resolve apagar todos os e-mails da caixa de entrada, impossibilitando os outros alunos de terem acesso ao conteúdo das mensagens.

A verdade, é que essa é uma pratica errada. Os e-mails gratuitos são para uso pessoal e não compartilhado. Cada um deveria receber os e-mails em sua própria caixa de entrada. Assim, evitaria que alguém deletasse essas mensagens e, se fizesse bagunça, teria que fazer em sua própria conta de e-mail.


Visto que isso não é correto, o ideal é que o representante da turma (líder) crie um e-mail para que somente ele tenha acesso e junto ao e-mail, também crie um grupo no Grupos do Google. Os dois juntos, fazem uma combinação que irá atender às necessidades de comunicação entre professores e alunos, impedindo também que pessoas não autorizadas, tenham acesso às mensagens que o grupo trocará.


O tutorial a seguir, é um pouco extenso, porém, completo e com todas as instruções que você irá precisar para a criação e configuração das ferramentas, por isso, fique atento aos passos.

Criando o e-mail


Esta será sua primeira tarefa. Criar uma conta de e-mail, que somente você terá acesso e que irá repassar aos professores ou os interessados, casos eles solicitem para você.

Um dos provedores mais confiáveis e fáceis de fazer todo esse processo é o Gmail. Para criar uma conta no Gmail, você pode acessar esta página.

É importante que você escolha um nome de usuário de fácil compreensão, além da data de nascimento que represente maioridade (+ de 18 anos). Isso evitará bloqueios futuros. Insira também seu número de telefone e seu endereço de e-mail pessoal no campo Seu endereço de e-mail atual. Isso irá garantir que, se você esquecer a senha dessa conta no futuro, terá métodos de recuperação.

Depois de criar o endereço de e-mail no Gmail, você poderá acessar a caixa de entrada através do endereço (mail.google.com).

Este foi o primeiro passo.

Criando o grupo no Grupos do Google


Agora, você precisa criar um grupo para comunicação entre os membros. Neste grupo, você irá inserir todos os alunos da sala, nele.

IMPORTANTE: Se os alunos da sala não tiverem um endereço de e-mail (não precisa ser Gmail necessariamente) peça para que eles criem uma conta de e-mail ou usem os e-mails que eles acessam frequentemente.

Para criar o grupo, acesse a página (groups.google.com) usando o e-mail que você criou para a turma. Clique no botão vermelho Criar grupo para dar início à configuração:

(clique ou toque na imagem acima para ampliá-la)
Escolha um nome, endereço, idioma, em Tipo de grupo, deixe como Lista de e-mails:

(clique ou toque na imagem acima para ampliá-la)
Em Permissões básicas, nessa mesma página acima, deixe as seguintes configurações:


  • Visualizar tópicos: Todos os membros do grupo
  • Postar: Todos os membros do grupo
  • Participar do grupo: Somente usuários convidados


Prossiga para a criação do grupo clicando em Criar. Digite a palavra na caixa de verificação de spam e continue.

Configure seu nome de exibição no grupo e em seguida, clique em Gerenciar:

(clique ou toque na imagem acima para ampliá-la)

Definindo as configurações do grupo


Através do painel de gerenciamento do grupo, iremos definir algumas configurações antes de adicionar os membros (alunos).

Em Detalhes, na opção Opções de e-mail, desça até Postar respostas e defina a opção Para todo o grupo e clique em Salvar:

(clique ou toque na imagem acima para ampliá-la)

Isso é tudo que você precisa configurar para garantir o bom funcionamento do grupo. Você ainda pode usar a opção Prefixo do assunto na página acima, para localizar e-mails do grupo com facilidade em sua caixa de entrada, quando eles chegarem. Ex: [Agenciloucos].

Adicionando os membros (alunos) ao grupo


Clique no menu Membros e vá até a opção Adicionar membros diretamente:

(clique ou toque na imagem acima para ampliá-la)

Nós poderíamos utilizar a opção Convidar membros para ter adicionado todos os alunos de uma só vez, mas como nós não sabemos se esses alunos possuem uma conta Google, o mais correto, é adicioná-los diretamente ao grupo. A diferença entre as ferramentas, é que convidando eles para o grupo, eles precisarão aceitar o convite na caixa de entrada deles para entrar no grupo, e adicionados diretamente, eles não precisarão aceitar nada.

IMPORTANTE: Você só poderá adicionar 10 alunos por vez. Adicione 10 e-mails separados por vírgula no campo de e-mail, escreva uma mensagem explicando do que se trata o grupo e marque a opção Todos os e-mails: enviar todas as mensagens assim que chegarem. Isso vai garantir que todos irão receber as mensagens enviadas através do grupo. Ex:

(clique ou toque na imagem acima para ampliá-la)

Se você não tem uma lista com todos os e-mails dos alunos da turma, passe uma folha pela sala, solicitando o e-mail de cada um, ou, se tiverem um grupo no WhatsApp ou Telegram, peça para eles.

Caso chegue alguém que ainda não esteja no grupo, utilize sempre a opção Adicionar membros diretamente.

Depois que você adicionar os alunos ao grupo, já poderá enviar mensagens para eles, através do botão Novo tópico na página inicial do grupo:

(clique ou toque na imagem acima para ampliá-la)

Assim que os seus professores enviarem os e-mails para o e-mail do Gmail que você criou no início do tutorial, você baixa ou copie o conteúdo e crie um novo tópico no grupo para enviar aos alunos da sala. Você deve ficar atento ao que chegar no e-mail do Gmail. Uma dica é adicionar essa conta ao aplicativo do Gmail em seu celular. Desse modo, você será notificado no celular, quando um novo e-mail chegar.

IMPORTANTE: O grupo que você criou, não permite que você anexe arquivos maiores que 8MB. Se os arquivos forem maiores que 8MB, utilize o Google Drive para hospedar esses arquivos e compartilhe o link do arquivo, no tópico em que você estiver criando no grupo.

Pronto. Você agora tem um local seguro e simples para usar com seus colegas de turma dando um fim no uso de e-mail coletivo e acabando com as dores de cabeça por causa de e-mails deletados.

Se tiver dúvidas, deixe seu comentário abaixo que irei ajudá-lo.

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